Politica GDPR

Biroul Executorului Judecătoresc Silimon Valentin, cu sediul în Iași, Str. Ghica Grigore Vodă nr. 3A, mezanin, ap. 9, județul Iași, CIF RO 30146971 (denumit în continuare BEJ sau Operatorul), în vederea îndeplinirii obligațiilor profesionale raportate la competențele executorului judecătoresc, colectează și prelucrează datele personale în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date.

Rolul prezentei informări este de a explica modul în care datele dumneavoastră personale sunt utilizate și scopul în care acestea sunt folosite.

A. Categorii de persoane vizate și date personale ce pot fi prelucrate

I. Angajați / Colaboratori

(1) Date personale de identificare (nume, prenume, adresa de domiciliu/reședință, CNP, telefon, email, semnătură olografă și/sau digitală). Datele sunt necesare pentru încheierea contractului de muncă și a tuturor actelor specifice relațiilor de muncă, inclusiv privind plata drepturilor salariale.

(2) Date privind familia și circumstanțele sociale (detalii despre copii sau persoane în întreținere), colectate în cazul cererilor de deduceri personale suplimentare.

(3) Date privind educația și experiența profesională (calificări, certificări, training), necesare pentru selecția în vederea angajării.

(4) Date privind sănătatea (stare de sănătate fizică și psihică, analize medicale periodice, concedii medicale), necesare pentru gestionarea raporturilor de muncă.

(5) Date financiare (conturi bancare), necesare pentru plata drepturilor salariale.

II. Clienți — Creditori, Notificatori, Ofertanți

(1) Date personale de identificare (nume, prenume, adresa de domiciliu/reședință, CNP, telefon, email, semnătură), necesare pentru depunerea cererilor de executare silită, a notificărilor sau a ofertelor reale și pentru emiterea documentelor fiscale.

(2) Date financiare (conturi bancare), necesare în exercitarea funcției de executor judecătoresc, dacă se impun viramente bancare.

III. Persoane vizate de proceduri — Debitori, Notificați, Ofertați, Terți Popriți

(1) Date personale de identificare (nume, prenume, adresa de domiciliu/reședință, CNP, telefon, email, semnătură), prelucrate din cererile de executare silită, titlurile executorii, adresele de furnizare de informații solicitate de executorul judecătoresc.

(2) Date privind familia și circumstanțele sociale (starea civilă, detalii despre familie), colectate în cazul în care se justifică un interes în aplicarea normelor de drept civil sau execuțional.

(3) Date privind activitățile profesionale (venituri realizate, sursa veniturilor, rețineri salariale), necesare în exercitarea funcției.

(4) Date privind bunurile deținute (bunuri mobile și imobile, inclusiv în coproprietate), necesare în activitatea de executare silită.

(5) Date financiare (conturi bancare, venituri, obligații fiscale), necesare în exercitarea funcției de executor judecătoresc.

IV. Furnizori de Servicii

(1) Date personale de identificare (nume, prenume, adresa, CNP, telefon, email), necesare pentru încheierea și derularea contractelor de furnizare servicii.

(2) Date financiare (conturi bancare), necesare pentru plata serviciilor furnizate.

V. Terțe Persoane Vizate (martori asistenți, terți în activitatea de executare)

(1) Date personale de identificare (nume, prenume, adresa, CNP, telefon, email, semnătură), prelucrate în cursul executării silite și necesare acesteia.

B. Scopurile în care datele personale sunt utilizate

BEJ colectează și prelucrează datele personale în următoarele scopuri:

a) Gestionarea raporturilor de muncă (angajator/angajat, angajator/colaborator);
b) Gestionarea raporturilor financiar-contabile (emitere facturi, încasări, acte contabile);
c) Exercitarea atribuțiilor profesionale raportate la competențele executorului judecătoresc;
d) Raportări interne sau către organele profesiei ori Ministerul Justiției;
e) Efectuarea de analize statistice;
f) Soluționarea reclamațiilor și a solicitărilor din partea clienților;
g) Soluționarea potențialelor litigii în fața instanțelor.

C. Temeiul colectării și prelucrării datelor

Colectarea și prelucrarea datelor au ca temei:

— Competența executorului judecătoresc, reglementată prin Legea nr. 188/2000, Codul civil și Codul de procedură civilă;
— Drepturile și obligațiile angajatorului, potrivit Codului muncii;
— Interesul legitim al Operatorului, pentru activități precum analize statistice, raportări interne sau asigurarea securității;
— Consimțământul persoanei vizate, în cazurile în care prelucrarea nu este realizată în baza legii.

D. Categoriile de destinatari ai datelor personale

— Participanți la executarea silită (creditori, debitori, terți giranți, creditori intervenienți, instanța de executare, Ministerul Public, martori asistenți, experți, terți popriți);
— Furnizori de informații necesare exercitării funcției (UAT-uri, ANAF, ITM, angajatori etc.);
— Prestatori de servicii;
— Instanțe judecătorești, parchete, organe de urmărire penală, notari publici, avocați, executori judecătorești, experți evaluatori.

E. Transferul datelor într-o țară străină

BEJ transferă date personale în alte state doar în situațiile în care participanții la executarea silită locuiesc, au domiciliul sau reședința în străinătate, ori solicită în scris comunicarea de acte la o adresă din străinătate.

I. Date transmise prin WhatsApp — stocare pe servere terțe

Biroul Executorului Judecătoresc Silimon Valentin utilizează aplicația WhatsApp (deținută de Meta Platforms, Inc.) ca mijloc de comunicare cu clienții și debitorii, inclusiv pentru primirea de documente justificative, fotografii ale actelor de identitate (CI/BI/pașaport) sau alte înscrisuri relevante dosarului execuțional.

Orice date, fotografii sau documente transmise prin WhatsApp sunt stocate pe serverele Meta Platforms, Inc. (SUA), companie care acționează în calitate de operator independent de date, conform propriilor politici de confidențialitate disponibile la whatsapp.com/legal/privacy-policy.

În cazul în care BEJ Silimon Valentin utilizează platforma Wati (WhatsApp Business API), datele transmise pot fi stocate suplimentar pe serverele Wati (Clare.AI Pte. Ltd., Singapore), conform politicii disponibile la wati.io/privacy-policy.

BEJ Silimon Valentin nu are control asupra modului în care Meta sau Wati stochează, procesează sau utilizează datele transmise prin aceste platforme. Vă recomandăm să nu transmiteți prin WhatsApp date mai sensibile decât cele strict necesare comunicării. Ori de câte ori este posibil, documentele originale pot fi depuse fizic la sediul biroului sau transmise prin poștă.

J. Comunicări prin WhatsApp — Prezumția identității și acordul debitorului

1. Prezumția identității expeditorului

Prin transmiterea oricărui mesaj, document, fotografie, înscris sau orice altă comunicare prin intermediul aplicației WhatsApp către Biroul Executorului Judecătoresc Silimon Valentin, expeditorul declară și recunoaște că acționează în nume propriu sau în numele și pentru persoana vizată în dosarul execuțional, cu acordul expres al acesteia.

2. Număr de telefon terț — prezumție de mandat

În situația în care comunicările sunt transmise de pe un număr de telefon diferit de cel înregistrat în dosarul execuțional sau declarat anterior biroului, BEJ Silimon Valentin va prezuma că:

a) persoana care transmite mesajul acționează la solicitarea expresă și cu acordul prealabil al debitorului/părții vizate;
b) datele, înscrisurile și documentele transmise sunt autentice și aparțin sau privesc persoana vizată în dosar;
c) orice comunicare de date și înscrisuri — prezentă sau viitoare — efectuată de pe orice număr de telefon WhatsApp, este considerată a fi făcută de către debitor sau de alte persoane care acționează în numele și pentru acesta, cu acordul său expres.

3. Angajament irevocabil privind autenticitatea datelor

Prin transmiterea oricărui înscris sau date cu caracter personal prin WhatsApp, expeditorul garantează că deține dreptul de a transmite documentele respective și că persoana ale cărei date sunt comunicate și-a exprimat acordul în acest sens, asumându-și întreaga responsabilitate pentru autenticitatea și legalitatea comunicării.

4. Valabilitatea comunicărilor

Toate comunicările, documentele și datele transmise prin WhatsApp sunt considerate valabile din momentul recepționării lor de către BEJ Silimon Valentin și produc efecte juridice în dosarul execuțional vizat, fără a fi necesară o confirmare suplimentară din partea expeditorului.

5. Exonerarea de răspundere a BEJ

BEJ Silimon Valentin nu poate fi ținut răspunzător pentru eventualele prejudicii cauzate de transmiterea neautorizată a datelor cu caracter personal ale unor terțe persoane prin WhatsApp, responsabilitatea revenind în integralitate expeditorului. BEJ prelucrează datele primite cu bună-credință, în exercitarea atribuțiilor sale legale, fără a putea verifica în prealabil identitatea expeditorului sau autenticitatea documentelor primite.

6. Identificarea debitorului — prezumția identității prin act de identitate

Identitatea debitorului se stabilește prin cartea de identitate, buletin de identitate sau alt document de identitate valabil, transmis în copie către BEJ Silimon Valentin, inclusiv prin mijloace electronice (WhatsApp, email). Persoana care contactează biroul, transmite documente sau poartă discuții în legătură cu un dosar execuțional — indiferent de canalul de comunicare utilizat — se prezumă, până la proba contrară, că este chiar titularul actului de identitate comunicat sau că acționează cu știința, acordul și mandatul expres al acestuia.

Această prezumție operează în favoarea BEJ Silimon Valentin, care prelucrează datele și efectuează actele de executare cu bună-credință, pe baza documentelor primite. Răsturnarea prezumției revine în sarcina exclusivă a persoanei care o contestă, prin mijloace de probă admise de lege, și nu poate fi opusă biroului pentru actele deja efectuate în baza acesteia.

F. Stocarea datelor personale

Datele personale privitoare la angajați vor fi prelucrate pe durata contractului de muncă, ulterior fiind arhivate în condițiile legii.

Datele personale privind furnizorii de servicii vor fi stocate pe durata derulării contractelor, ulterior arhivate conform legii.

Datele privind persoanele cu calități procesuale în activitatea executorului judecătoresc (participanți la executarea silită, notificați, ofertați, terți popriți etc.) vor fi stocate pe durata derulării executării silite ori a procedurilor date prin lege în competența executorului. Stocarea se realizează în format scris în dosarele constituite sau în registrele instituite de lege și/sau în format electronic.

G. Drepturile persoanelor vizate

În legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal, în baza Regulamentului (UE) 679/2016, persoanele vizate pot exercita următoarele drepturi:

(1) Dreptul de acces — obținerea confirmării că sunt sau nu sunt prelucrate date personale care vă privesc, categoriile de date și scopul utilizării.

(2) Dreptul la rectificare — solicitarea rectificării sau actualizării datelor inexacte sau incomplete.

(3) Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat") — solicitarea ștergerii datelor în anumite circumstanțe: datele nu mai sunt necesare scopului inițial, au fost prelucrate ilegal sau consimțământul a fost retras.

(4) Dreptul de a retrage consimțământul — în orice moment, atunci când prelucrarea a avut loc pe baza consimțământului dumneavoastră.

(5) Dreptul la restricționarea prelucrării — în circumstanțe precum contestarea exactității datelor sau prelucrarea ilegală cu opoziție la ștergere.

(6) Dreptul la portabilitatea datelor — primirea datelor furnizate în format structurat și transmiterea lor unui alt operator, acolo unde este fezabil tehnic.

(7) Dreptul la opoziție — în orice moment, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, față de prelucrarea în interesul legitim al operatorului.

(8) Dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate — inclusiv crearea de profiluri care produc efecte juridice sau vă afectează semnificativ.

(9) Dreptul de a depune o plângere la BEJ și/sau la autoritatea competentă privind protecția datelor.

(10) Dreptul de a vă adresa justiției.

H. Exercitarea drepturilor

Prezenta informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal se supune unor revizuiri periodice. Vă rugăm să consultați periodic această pagină pentru a fi informat cu privire la eventuale modificări.